FAQ FOYS
Transitie ledenadministratiesysteem NJBB
Om de digitale infrastructuur van de NJBB en haar aangesloten verenigingen te vereenvoudigen en te verbeteren, heeft het bondsbestuur besloten de samenwerking met het huidige ledenadministratiesysteem AllUnited te beëindigen. De dienstverlening wordt ondergebracht bij Focus On Your Sport (FOYS), dat het nieuwe NJBB Ledenportaal en de NJBB App zal faciliteren.
Deze overgang vormt een belangrijke stap richting een toekomstbestendige, gebruiksvriendelijke en geïntegreerde digitale omgeving voor zowel de bond als de verenigingen.
Een transitie van deze omvang brengt vanzelfsprekend vragen met zich mee. Op deze pagina vind je antwoorden op veelgestelde vragen over de overgang naar FOYS. Nieuwe vragen die in de loop van het traject ontstaan, worden hier toegevoegd zodat iedereen steeds beschikt over de meest actuele informatie.
Veelgestelde vragen rondom de transitie in ledenadministratiesysteem
Onderstaande vragen zijn gesegmenteerd op basis of ze van toepassing zijn voor verenigingen die zullen (blijven) werken met de basisledenadministratie – NJBB Vereniging Basis of voor verenigingen die extra betaalde diensten zullen gaan afnemen – NJBB Vereniging Premium. Hiervoor staan algemene vragen over de transitie.
Algemeen
Waarom stapt de NJBB over van AllUnited naar FOYS?
De NJBB wil de digitale infrastructuur voor de bond en haar verenigingen vereenvoudigen, verbeteren en toekomstbestendig maken. FOYS biedt een modern en gebruiksvriendelijk systeem waarin ledenadministratie, communicatie en verenigingsbeheer op één plek samenkomen.
Wat betekent de overstap concreet voor verenigingen?
Vanaf begin december 2025 kunnen alle NJBB-verenigingen hun basisadministratie uitvoeren in het nieuwe NJBB Ledenportaal, kosteloos en inbegrepen in het NJBB-lidmaatschap. Dit portaal wordt gefaciliteerd door Focus On Your Sport, de dienstverlening via AllUnited wordt vooralsnog per 31 december 2025 beëindigd.
Wat kost het gebruik van het nieuwe NJBB Ledenportaal?
Aan het gebruik van het NJBB Basis verenigingspakket zitten voor NJBB aangesloten verenigingen geen kosten verbonden. Aan het Premium pakket wel, deze zijn gedeeld met alle voorzitters, penningmeesters en secretarissen.
Hoe gebruiksvriendelijk is het nieuwe NJBB Ledenportaal?
FOYS is modern en overzichtelijk. Verenigingen ervaren het systeem als gebruiksvriendelijk en waarderen de snelle en persoonlijke ondersteuning, ook na de overgang.
Komt er een mogelijkheid om toernooiorganisatie en wedstrijdresultaten digitaal te verwerken?
De NJBB onderzoekt de mogelijkheid om op termijn ook hier een digitaliseringsslag in te maken. FOYS heeft hiervoor de technische mogelijkheden.
Hoe lang kan ik AllUnited nog raadplegen?
Verenigingen die alleen de basis functionaliteiten in AllUnited gebruikten: dat kan tot de livegang. Verenigingen die extra functionaliteiten van AllUnited gebruikten: dat kan tot einde van de licentie die de vereniging heeft bij AllUnited.
Komen licentienummers nog via de bond? En hoe zit het bij een overschrijving? Dan moet het oude lidmaatschapsnummer behouden worden.
Bij het aanmaken van een persoon wordt er automatisch een controle gedaan om te kijken of de persoon al voorkomt in de administratie. Indien dit het geval is wordt hetzelfde licentienummer uitgegeven. Daarnaast heb je ook als vereniging de mogelijkheid om een persoon aan te maken op basis van licentienummer en geboortedatum, om er zeker van te zijn dat je de persoon opvoert, die al voorkomt in de administratie van de NJBB.
Basis
Wij gebruiken momenteel alleen de basis functionaliteiten. Wat verandert er voor mij?
Vanaf livegang zal je in de nieuwe NJBB Ledenportaal kunnen werken met gelijkblijvende functionaliteit.
Hoe werkt het verzenden van e-mails en berichten in het nieuwe NJBB Ledenportaal?
Het nieuwe NJBB Ledenportaal bevat een geïntegreerd berichtensysteem waarmee verenigingen eenvoudig e-mails of pushberichten kunnen sturen. Conceptberichten worden automatisch opgeslagen, zodat ze later kunnen worden afgerond.
Mails verzenden naar alle leden tegelijk of naar geselecteerde leden tegelijk daarbij werd een vaststaand logo gebruikt. Hoe gaat dit nu in zijn werk. Kan dat nu ook?
Binnen het systeem is het mogelijk een selectie te maken of alle leden te selecteren. Elke vereniging kan zelf instellen hoe de handtekening van de e-mail eruit wenst te zien.
In het basispakket kunnen emails vanuit een verenigings emailadres gestuurd worden. Hoe kan ik externe email hosting koppelen aan FOYS? Dit gezien FOYS de hosting niet verzorgd.
Er zal eenmalig enkele DNS records toegevoegd moeten worden aan het domein van de vereniging. Dit zal ervoor zorgen dat we via het systeem ook e-mails kunnen versturen vanuit dit domein.
Kunnen inschrijfformulieren worden aangepast aan de wensen van de vereniging?
Ja. Het registratieformulier is volledig instelbaar. Verenigingen kunnen velden toevoegen, verwijderen of verplicht maken. Nieuwe aanmeldingen kunnen eerst worden beoordeeld via een actielijst voordat ze definitief worden toegevoegd.
Kunnen verschillende rollen en rechten binnen het nieuwe NJBB Ledenportaal worden ingesteld?
Ja. Verenigingen bepalen zelf wie toegang krijgt en welke rechten die persoon heeft, bijvoorbeeld alleen inzage in ledenadministratie of financiële gegevens.
Kunnen er exports en rapportages gemaakt worden in de NJBB Ledenportaal?
Ja, dat is mogelijk. Welke exports en rapportages gemaakt en gedownload kunnen worden hangt wel af van de gebruikersrol om risico’s op data lekken te verlagen, en of jouw vereniging het basis of premium pakket gebruikt.
Is het de bedoeling , dat we als ledenadministrateur zelf de selectiewizards maken. Of zijn er al verschillende voor geïnstalleerd.
We hebben duidelijk welke rapporten er uit AllUnited gegenereerd konden worden. Deze zullen (als rapport of als functionaliteit) ook beschikbaar zijn binnen het nieuwe NJBB Ledenportaal.
Wat gebeurt er met de pasfoto’s, die op dit moment in All United staan?
Deze zijn bij AllUnited opgevraagd, om ze te kunnen inladen in het nieuwe systeem.
Premium
Heeft FOYS ervaring met het overnemen van verenigingen die van AllUnited komen?
Ja, FOYS heeft al vele verenigingen geholpen bij de overstap vanuit AllUnited naar het premium verenigingspakket van FOYS.
Wordt ondersteuning geboden bij het gebruik van de nieuwe systemen?
Ja. FOYS heeft ruime ervaring met het begeleiden van verenigingen bij de overgang. Iedere vereniging krijgt ondersteuning bij het instellen en inladen van gegevens, via online sessies, e-mail en telefonisch contact.
Hoe ondersteunt FOYS de onboarding van NJBB Ledenportaal Premium bij onze vereniging?
FOYS zal de vereniging toegang geven tot de premium functionaliteiten. Vervolgens neemt FOYS contact op met de vereniging (per email en/of telefonisch) om deze te begeleiden bij het inrichten en gebruiken van de functionaliteiten. Ook zullen er centrale webinars gegeven worden voor uitleg en vragen.
Autorisaties hoe zit het daarmee? Wie kan mensen in het systeem autoriseren bepaalde dingen te doen en te zien? Hoe en wanneer kunnen we inloggegevens verwachten om in het systeem te kunnen?
Binnen het premium pakket zijn er verschillende systeemrollen toe te kennen aan de gebruikers die rechten geven tot de functionaliteiten. De ‘beheerders’ binnen de vereniging kunnen dit naar wens toekennen. Bij livegang krijgen de vereniging toegang tot het systeem.
Kunnen bestuurders en leden het nieuwe NJBB Ledenportaal alvast leren kennen?
Ja. De NJBB organiseert in samenwerking met FOYS meerdere demo- en informatiesessies waarin het systeem uitgebreid wordt toegelicht.
Hoe werkt het in december met het oude en nieuwe systeem? Als we in het oude systeem leden afmelden komt dit dan ook automatisch in het nieuwe systeem? Of moet er direct in het nieuwe systeem gewerkt worden vanaf de livegang?
NJBB zal de definitieve planning aankondigen. Vanaf een bepaalde datum zal het oude systeem niet meer beschikbaar zijn en wordt de data naar het nieuwe systeem overgezet. Kort daarna zal de nieuwe NJBB Ledenportaal live gaan en dienen alle wijzigingen in het nieuwe systeem te worden doorgevoerd.
Kan de huidige verenigingswebsite worden overgenomen?
Ja. De bestaande site kan worden overgenomen en geïntegreerd met het nieuwe NJBB Ledenportaal. Het ontwerp zal waarschijnlijk worden gemoderniseerd.
Is de licentie voor een verenigingswebsite (€300/jaar) inclusief hosting?
Ja, de licentie is inclusief hosting van de website. Het domein (de URL) en de e-mailadressen kan de vereniging bij veel verschillende aanbieders afnemen.
Is het ook nog mogelijk wat voorbeelden van websites te bekijken die live zijn en door FOYS gemaakt?
Uiteraard. Hier zijn een aantal recente verenigingswebsites die FOYS heeft gerealiseerd: https://bvleeuwarden.nl/, https://skadi.nl/, https://earlybird.nl/#/results, https://spado.nl/.
Iets kleins als logo’s op de website aanpassen kost nu geld bij AllUnited, hoe gaat dit bij FOYS?
De initiële kosten worden berekend voor het opzetten van de website. Vervolgens krijgt de vereniging toegang tot het beheer van de website waar de vereniging zelf wijzigingen kan doorvoeren waaronder bijvoorbeeld het aanpassen van een logo. Mocht u een kleine vraag hebben dan helpen we zo goed als we kunnen, aan deze service zijn in principe geen kosten verbonden.
Website overzetten vanuit AU naar FOYS hoe gaat dat? Dien ik al die gegevens opnieuw in te voeren?
Op basis van de oude website zal FOYS bij het initieel opzetten van de website de content (tekst en afbeeldingen) van de bestaande pagina’s (tenzij anders aangegeven) overnemen.
Op dit moment verlopen website, nieuwsbrief en e-mail allemaal via hosting bij All United, zal dit bij FOYS ook zo zijn?
Website, nieuwsbrief worden gehost door FOYS, alleen de emailadressen niet. In de NJBB Ledenportaal kunnen berichten verstuurd worden namens bestaande emailadressen (bijvoorbeeld voorzitter@….). Wij hosten alleen niet die emailadressen omdat wij dat als iets beschouwen waar wij nooit zo goed in kunnen worden als een goede emailhosting partij.
Is er een best practise oplossing bekend voor een (online) boekhoudpakket dat veel bij petanque verenigingen gebruikt wordt en waarmee FOYS/NJBB goede ervaringen mee heeft? Wellicht kunnen jullie daar een advies in geven?
Ja, E-boekhouden.nl is eenvoudig en betaalbaar. FOYS is ook gekoppeld met AFAS, VISMA, Exact Online, en Twinfield. Het FOYS team kan jullie ook op weg helpen met E-boekhouden.nl. Ook kunnen we laten zien aan de penningmeester hoe de financiele afhandeling in het pakket soepel kan worden beheerd, met directe synchronisatie van het boekhoudpakket, online betalingen, en automatische incassos van zowel grootschalige taken (bijv. contributies) als kleinere (bijv. deelnames aan een evenement) of losse facturen.
Webinars FOYS
Webinar 1- 20 oktober 2025 – Kennismaking en introductie NJBB ledenportaal basis en premium – kijk deze hier terug
Webinar 2- 22 oktober 2025 – Webinar voor alle verenigingen: ‘NJBB ledenportaal basis’ – kijk deze hier terug
Communicatie omtrent FOYS naar verenigingen
Aanbod NJBB FOYS Premium voor verenigingen met AllUnited betaalde dienstverlening
Tijdlijn implementatie FOYS
- Basis betreft de standaard ledenadministratie.
- Premium omvat een uitgebreider pakket aan functionaliteiten dat verenigingen desgewenst tegen betaling kunnen afnemen.
