Ledenadministratie

Op deze pagina vind je de belangrijkste zaken omtrent de ledenadministratie. Aan de rechterkant op deze pagina is informatie te vinden met betrekking tot de handleiding voor het downloaden van de digitale licentie, de veelgestelde vragen en procedures. Daarnaast is op deze pagina aan de rechterkant ook de link te vinden naar de inlogomgeving voor jouw persoonlijke digitale licentie en de handleiding voor het downloaden van de scanapp. De informatie aan de rechterkant staat onderaan wanneer je via de mobiel of tablet op deze pagina aan het kijken bent.

Vervolgens staan hieronder de updates in chronologische volgorde. Daaronder staan nog algemene zaken en tot slot zijn de komende ontwikkelingen vermeld.

Update 10 februari
Veelgestelde vragen 
Een nieuwe versie van de veelgestelde vragen staat online. De veelgestelde vragen zijn te raadplegen via de oranje button aan de rechterkant. Een aantal vragen zijn toegevoegd gezien de nieuwe situatie. Bijvoorbeeld vragen over de NJBB Scanapp en de functies/verschillende lidmaatschappen op de digitale licentie. Daarnaast zijn een aantal vragen gewijzigd en vervallen. 

Update 22 januari
Downloaden digitale licentie als secretaris
Wanneer je als secretaris de digitale licentie online wilt downloaden is het van belang om te kijken of het e-mailadres van het secretariaat gelijk is aan het e-mailadres die je als persoon gebruikt. Wanneer dat gelijk is, is het van belang om met je relatienummer in te loggen. Het relatienummer kan worden opgevraagd bij het bondsbureau via la@njbb.nl

Update 7 januari
Digitale licenties 2021
Vanaf vandaag staan bij alle verenigingen de digitale licenties voor het nieuwe jaar klaar. Zowel de digitale licenties in creditcardformaat als voor de mobiel. De digitale licentie kan op verschillende manieren aan de leden worden verstrekt. Hoofdstuk 14 van de handleiding geeft hier verdere duidelijkheid over. Het makkelijkste blijft om leden de NJBB Scanapp te laten downloaden zodat de QR code altijd snel bij de hand is. Klik hier om naar het nieuwsbericht te gaan over de Scanapp. 

Update 15 december
Clubinformatiescherm
Vanaf vandaag staat het clubinformatiescherm live in de ledenadministratie. De hoofdgebruikers van de vereniging zijn hierover geïnformeerd en verdere informatie is te vinden in de handleiding. Het verzoek aan alle verenigingen om de gegevens voor 11 januari 2021 in te vullen.

Update 10 december
Digitale bijeenkomsten en clubinformatiescherm
Het bondsbureau heeft op donderdag 3 en dinsdag 8 december een digitale informatiebijeenkomst georganiseerd voor gebruikers van de ledenadministratie. Met in totaal meer dan 100 deelnemers kunnen we terug kijken op twee geslaagde informatiebijeenkomsten. De intentie is om jaarlijks een vergelijkbare bijeenkomst te organiseren. Daarnaast is verdere informatie gegeven over het clubinformatiescherm. Wil je de digitale bijeenkomst terugkijken of meer lezen over het clubinformatiescherm? Dat kan. Klik hier om naar het nieuwsbericht en de bijbehorende video te gaan

Update 4 december
Inloggen met gedeeld e-mailadres bij de Scanapp
Wanneer het mailadres op de relatiekaart in de ledenadministratie meerdere keren voorkomt, bijvoorbeeld bij een ouder en kind of bij partners, dan kan er éénmaal een account aangemaakt worden in de app. Het is dan noodzaak om de inloggegevens binnen het gezin met elkaar te delen. Indien er meerdere lidmaatschappen geregistreerd staan op een e-mailadres zal je meerdere uitnodigingen ontvangen om de app te downloaden.

Installeren van de app met hetzelfde e-mailadres:

Installeer de appen maak een account aan
Deel deze gegevens binnen jouw gezin
– Gezinsleden kiezen na installeren voor [ik heb de app al eerder gebruikt] en loggen in met de reeds verkregen accountgegevens
Wanneer ingelogd in de app kies je als welk gezinslid je de app wilt bekijken
Tussentijds wisselen is mogelijk
– Klik op het menu en de naam van het gezinslid wordt getoond
– Klik op het pijltje rechts naast de naam
– Kies als wie je de app wilt bekijken
– Je bent nu ingelogd als deze persoon

Update 30 november
Uitnodiging Scanapp
Op maandag 30 november is naar alle leden een uitnodiging gestuurd om de nieuwe Scanapp te downloaden. De leden hebben de uitnodiging per e-mail ontvangen. De uitnodiging is alleen gestuurd naar leden die de Scanapp nog niet hebben gedownload en bij welke leden een e-mailadres in de ledenadministratie is genoteerd.

Update 27 november
Persoongegevens in de Scanapp
In de nieuwe Scanapp kunnen de persoonlijke gegevens worden bekeken. Wanneer hier onjuiste gegevens staan, kan dit door worden gegeven aan de ledenadministrateur van de vereniging. Het is niet de bedoeling om de meldingen in de app te gebruiken. Deze meldingen zijn uitsluitend te gebruiken om een technische fout of bug door te geven. De gegevens kunnen niet door de leden zelf worden aangepast. Om die reden kan ook geen profielfoto worden toegevoegd. Wanneer leden problemen hebben met de melding dat een profielfoto moet worden toegevoegd, terwijl dat niet kan of al eerder is gedaan, kan een e-mail worden gestuurd naar la@njbb.nl.

Update 24 september
Scanapp
De scanapp voor het scannen van de digitale licentie is gereed. Daarnaast kan middels de app de digitale licentie makkelijk worden bewaard en worden opgehaald. Bovendien beschikt de applicatie (app) over nog meer mogelijkheden, zoals nieuwsitems (website en social media) en een wekelijkse poll. Voor verdere informatie, klik hier om naar het nieuwsbericht te gaan en download de app vandaag nog! 

Update 3 juni
Webinars AllUnited
Vanaf november 2019 werken alle Petanqueverenigingen met AllUnited. Een aantal weken geleden was er de mogelijkheid om nogmaals door de mogelijkheden van AllUnited te lopen.

Er werd bekeken welke functies je nu gebruikt en wat er nog meer voor mogelijkheden zijn. Om die reden gaf AllUnited in april twee basistrainingen van 1 uur. Eentje overdag en eentje in de avond.

Op dit moment staan er geen nieuwe webinars op het programma, maar bij voldoende interesse kan daar zeker verandering in komen. Wil jij alsnog deze webinar volgen? Stuur dan een e-mail naar het bondsbureau om je interesse kenbaar te maken.

Update 3 maart
Creditcardformaat digitale licentie
Het creditcardformaat van de digitale licentie is gereed. Verenigingen kunnen het creditcardformaat van de digitale licentie naar de leden sturen per e-mail vanuit het systeem van AllUnited of printen. Het creditcardformaat kan worden geprint per individueel lid maar ook als bulk voor alle leden. De handleiding in het systeem van de ledenadministratie geeft verdere duidelijkheid hoe beide acties kunnen worden uitgevoerd.

Update 19 februari
Meldingen interface
De interface draait momenteel iedere nacht. Wanneer er foutmeldingen zijn in de interface wordt een e-mail gestuurd naar de hoofdgebruiker van de vereniging. Om de hoofdgebruiker te wijzigen kan een e-mail worden gestuurd naar la@njbb.nl

Update 29 januari
Automatisch draaien interface
Vanaf vandaag draait de interface automatisch iedere nacht. Momenteel krijgt één gebruiker per vereniging nog niet een automatische melding wanneer er een error is bij de interface. Hier wordt nog aan gewerkt door de leverancier maar de errors zijn altijd te vinden bij het menu interface bij het blok Berichten selecteren. Het is aan de gebruiker om actie te ondernemen om te kijken naar de error en de aanpassingen door te voeren in het ledenadministratiesysteem.

Update 24 januari
Aanpassing handleiding voor het downloaden van de digitale licentie op de mobiel
De handleiding is uitgebreid met een verdere uitleg over hoe de digitale licentie op een mobiele telefoon kan worden opgeslagen. Nieuwe versie van de handleiding staat aan de rechterkant op deze pagina.  Voor de verenigingen is de handleiding in het systeem van de ledenadministratie ook aangepast op dit onderwerp.

Update 22 januari
Blokkeren digitale licentie
Wanneer bij leden de digitale licentie was geblokkeerd, was na het opheffen van de blokkade het nog steeds niet mogelijk om de digitale licentie te downloaden. Dat is inmiddels opgelost.

Update 17 januari
E-mailen digitale licentie
Wanneer de e-mail met de digitale licentie wordt verstuurd dan ontvangen leden met hetzelfde e-mailadres één licentie. Het is van belang om het vinkje e-mailadressen groeperen uit te vinken bij de betreffende selectiewizard voordat op knop e-mail wordt geklikt.

Relatienummers van leden met hetzelfde e-mailadres
Gezinsleden die gebruik maken van hetzelfde e-mailadres hebben op 17 januari per e-mail de juiste relatienummers ontvangen met verdere uitleg hoe de digitale licentie kan worden gedownload.

Algemene zaken

Mutaties van leden met meerdere lidmaatschappen
Leden die bij meerdere verenigingen lid zijn, moeten eventuele mutaties (bijvoorbeeld adres) bij beide verenigingen apart doorgeven. Beide verenigingen moeten de mutatie doorvoeren in het systeem.

Veelgestelde vragen en nieuwe versie handleiding
De veelgestelde vragen kunnen worden geraadpleegd op deze pagina onder het menu ‘Ledenadministratie’. Daarnaast is in het ledenadministratiesysteem steeds de laatste versie van de handleiding te vinden. Na het inloggen kan deze versie van de handleiding worden geraadpleegd via de oranje knop ‘Klik voor hulp’ en vervolgens  te zoeken op NJBB.

Support
Het bondsbureau staat voor de ledenadministrateurs klaar om hen te ondersteunen. Telefonisch is het bondsbureau bereikbaar op 030-2020145 op werkdagen van 8:30-17:00 en op maandag van 12:30-17:00. Mocht het nummer druk bezet zijn, dan is het ook mogelijk een e-mail te sturen naar la@njbb.nl

Wensen over het nieuwe systeem
Het kan voorkomen dat je bepaalde functionaliteiten mist die mogelijk van toegevoegde waarde voor alle verenigingen kan zijn. Het is daarom van belang om eventuele wensen (maar ook bugs) door te geven via la@njbb.nl. Het bondsbureau bewaakt deze wensen/bugs. Als meerdere verenigingen dezelfde wensen aangeven dan zal het bondsbureau hierover in overleg treden met de leverancier om dit mogelijk in een geplande update mee te nemen.

Komende ontwikkelingen
Momenteel staan er nog twee ontwikkelingen in het verschiet. Dat gaat om het speelgerechtigdsheidsbewijs, voor leden die al in een ander land over een licentie beschikken, en om het doorstroomschema wat te maken heeft met internationale overschrijvingen. In het eerste kwartaal van 2021 kunnen de verenigingen hier verdere duidelijkheid over verwachten.