Video: Kijk hier de teams-sessie met ledenadministrateurs terug

Het bondsbureau heeft op donderdag 3 en dinsdag 8 december een digitale informatiebijeenkomst georganiseerd voor gebruikers van de ledenadministratie. Met in totaal meer dan 100 deelnemers kunnen we terug kijken op twee geslaagde informatiebijeenkomsten. De intentie is om jaarlijks een vergelijkbare bijeenkomst te organiseren. Vanaf november 2019 wordt met het nieuwe systeem van de ledenadministratie gewerkt. Het nieuwe systeem wordt gefaciliteerd door AllUnited.

Digitale bijeenkomsten
Met de verenigingen is nogmaals door het systeem gelopen en zijn de belangrijkste onderdelen van het systeem besproken. Zo is aangegeven dat december de mutatiemaand is en hoe leden kunnen worden aangemeld, afgemeld en kunnen worden overgeschreven. Daarnaast is verdere uitleg gegeven over de selectiewizards met de verschillende mogelijkheden, de nieuwe scanapp en de digitale licenties voor 2021. Bovendien zijn de komende ontwikkelingen besproken zoals de internationale overschrijvingen, het speelgerechtigdheidsbewijs en het clubinformatiescherm. Over de eerste twee ontwikkelingen worden de verenigingen nog nader geïnformeerd. Het clubinformatiescherm wordt later in dit bericht verder toegelicht. Tot slot zijn de verschillende uitbreidingsmogelijkheden binnen AllUnited aan bod gekomen.

Beide bijeenkomsten zijn opgenomen via Microsoft Teams. Bij de eerste opname waren er persoonlijke gegevens te zien van medewerkers van het bondsbureau en vrijwilligers van de landelijke organisatie. Om die reden wordt alleen de opname van de tweede bijeenkomst gedeeld. Beide bijeenkomsten zijn hetzelfde met betrekking tot de inhoud. Alleen de vragen bij de bijeenkomsten waren logischerwijs verschillend maar komen voor een groot deel overeen. De opname geeft de mogelijkheid aan de deelnemers om nog eens alles rustig terug te kijken en gebruikers die verhinderd waren kunnen de bijeenkomst alsnog volgen. Lees je dit nieuwsbericht op de website, dan kan je de video hieronder terugkijken. Lees je dit nieuwsbericht in de NJBB-Scapp, klik dan hier om de sessie terug te kijken.

Digitaal reserveringssysteem
Momenteel gelden de maatregelen tegen de verspreiding van COVID-19 nog steeds zoals die in oktober zijn vastgesteld. Voor binnenaccommodaties geldt een maximum van 30 personen. Dat aantal kan ook lager liggen als de 1,5 meter anders niet kan worden gewaarborgd. Het is al mogelijk om via AllUnited gebruik te maken van een reserveringssysteem voor banen zoals bijvoorbeeld bij tennis. Daarnaast heeft het bondsbureau in samenwerking met AllUnited een reserveringssysteem ontwikkeld. Via het reserveringssysteem kunnen leden zich online aanmelden voor een bepaald tijdsblok. Het systeem geeft automatisch aan dat het tijdsblok vol zit als het maximum van 30 personen is bereikt. De verenigingen kunnen zelf het tijdsblok instellen, de datum, tijd en het dagdeel. Bovendien kunnen de verenigingen het maximaal aantal personen instellen die online kunnen reserveren. Dat kan 30 personen zijn maar ook minder.

De kosten voor het reserveringssysteem bedragen eenmalig 40,- euro aan instelkosten. Daarnaast bedragen de jaarlijkse kosten 100,- euro. Het is echter mogelijk om de jaarlijkse kosten met elkaar te drukken. Hoe meer verenigingen gebruik maken van het reserveringssysteem, hoe lager de jaarlijkse kosten kunnen worden gehouden. Wanneer 10 verenigingen gebruik gaan maken van het reserveringssysteem kunnen de jaarlijkse kosten dalen tot 50,- euro per vereniging.

Middels dit bericht wil het bondsbureau inventariseren welke verenigingen behoefte hebben aan het reserveringssysteem. Dan kunnen we dit doorgeven aan AllUnited en kijken wat de jaarlijkse kosten gaan bedragen. Verenigingen kunnen tot en met zondag 10 januari 2021 aangeven of er interesse is in het reserveringssysteem. De interesse kan kenbaar worden gemaakt door een e-mail te sturen naar la@njbb.nl.

Clubinformatiescherm
Bij de digitale informatiebijeenkomsten is het al aan de orde gekomen, het clubinformatiescherm binnen de ledenadministratie. Dinsdag 15 december staat het clubinformatiescherm vanaf 14:00 binnen het systeem van de vereniging klaar. Binnen het clubinformatiescherm kunnen de gegevens van de vereniging worden ingevuld zoals het adres van de speellocatie en het aantal banen. In principe spreekt het clubinformatiescherm voor zich maar in de handleiding wordt het scherm nog verder uitgelegd. De nieuwe versie van de handleiding staat dinsdag eveneens online. Aan de verenigingen het verzoek om alle gegevens in het clubinformatiescherm in te vullen voor maandag 11 januari 2021.

Bereikbaarheid bondsbureau
Het bondsbureau is vanaf maandag 21 december 2020 tot en met maandag 4 januari 2021 gesloten. Vanaf dinsdag 5 januari 8:30 is het bondsbureau weer bereikbaar. Het is van belang om eventuele vragen dan ook uiterlijk op vrijdag 18 december te stellen, voor 17:00. Na vrijdag 18 december is er geen verdere ondersteuning meer mogelijk voor 1 januari.